Jak dostarczyć zdjęcie do pierwszej austriackiej e-card?

Jeśli po zgłoszeniu do ubezpieczenia czekasz na pierwszą austriacką kartę ubezpieczenia (e-card), ustal, czy operator ma twoje zdjęcie albo obejmuje cię wyjątek. Gdy fotografia jest wymagana i jej brakuje, dostarcz ją osobiście do właściwego punktu z ważnym dokumentem i austriackim numerem ubezpieczenia. Bez zdjęcia lub wyjątku karta nie zostanie wyprodukowana.

Czy polski dokument zapewnia zdjęcie w systemie?

System korzysta z fotografii z określonych austriackich rejestrów. Źródłem może być austriacki paszport lub dowód osobisty, identyfikacja elektroniczna ID Austria, austriackie prawo jazdy w formie karty albo odpowiedni dokument z rejestru cudzoziemców. Uwzględnia się też zdjęcie zarejestrowane dla e-card w ostatnich siedmiu latach.

Sam polski dowód lub paszport nie oznacza, że zdjęcie jest dostępne dla austriackiego operatora. Ważny dokument potwierdzający tożsamość podczas wizyty i zdjęcie pobierane z rejestru pełnią różne funkcje. Nie odkładaj więc sprawy tylko dlatego, że masz nowy polski dokument.

Z drugiej strony polskie obywatelstwo nie przesądza o braku zdjęcia: możesz mieć np. austriackie prawo jazdy. Najpierw ustal dostępność fotografii, żeby nie organizować niepotrzebnej rejestracji.

Jak sprawdzić zdjęcie bez pierwszej karty?

Internetowy test dostępności fotografii (Foto-Sofort-Check) wymaga numeru ubezpieczenia oraz ostatnich 9 cyfr numeru już posiadanej e-card. Osoba czekająca na pierwszą kartę nie przejdzie tej procedury, mając wyłącznie numer ubezpieczenia.

W takiej sytuacji skontaktuj się ze swoją kasą albo infolinią operatora pod numerem 050 124 3311. Powiedz, że chodzi o pierwszą kartę, i zapytaj, czy zdjęcie jest dostępne oraz czy trzeba je dostarczyć. Przygotuj numer ubezpieczenia do rozmowy.

Test internetowy pokazuje bieżącą dostępność. Nawet jego pozytywny wynik nie jest gwarancją, że fotografia będzie dostępna w późniejszym dniu produkcji karty.

Kogo obejmuje wyjątek od dostarczenia zdjęcia?

Obowiązku przyniesienia fotografii nie mają osoby, które:

• w roku wydania nowej karty kończą 70 lat albo ukończyły ten wiek wcześniej;
• mają przyznany stopień opieki (Pflegestufe) 4, 5, 6 lub 7.

Przy granicy wieku seniora znaczenie ma rok wydania karty. Nie trzeba zatem zakładać obowiązku osobistej rejestracji tylko dlatego, że urodziny przypadają dopiero pod koniec tego roku. Jeśli powołujesz się na stopień opieki, podaj kasie jego dokładne oznaczenie; nie zastępuj go ogólną informacją o chorobie. Gdy mimo wyjątku otrzymasz wezwanie, wyjaśnij z kasą, na której przesłance zwolnienia się opierasz.

Osobna zasada dotyczy małych dzieci: przed wiekiem 13 lat i 10 miesięcy nie można nawet dobrowolnie zarejestrować zdjęcia do e-card.

Ogólny obowiązek fotografii na nowo wydawanej karcie obejmuje osoby od ukończenia 14 lat.

Skąd wziąć numer ubezpieczenia?

Do rejestracji zdjęcia potrzebny jest austriacki numer ubezpieczenia społecznego (Sozialversicherungsnummer). Przy pierwszym zatrudnieniu pracodawca otrzymuje go po zgłoszeniu pracownika do ubezpieczenia i powinien przekazać go pracownikowi. Poproś więc dział kadr lub osobę prowadzącą rozliczenia o ten konkretny numer.

W wiadomości wskaż, że potrzebujesz go do zarejestrowania fotografii do pierwszej karty. Nie czekaj na numer wydrukowany na karcie, jeśli jej przygotowanie wymaga najpierw uzupełnienia zdjęcia. Ustal tę sprawę zaraz po zgłoszeniu ubezpieczenia, aby móc przejść do rejestracji.

Sprawdź, czy przekazana informacja dotyczy twojego austriackiego ubezpieczenia. Nie podstawiaj w to miejsce polskiego numeru PESEL ani numeru identyfikującego samego pracodawcę.

Jeżeli nie znasz swojego numeru, możesz też zapytać właściwą kasę ubezpieczenia zdrowotnego.

Gdzie umówić wizytę i co zabrać?

Jeżeli masz polskie obywatelstwo i nie masz obywatelstwa austriackiego, wybierz katalog punktów dla osób bez obywatelstwa austriackiego. Punkt rejestracji zdjęć (Registrierungsstelle) można wybrać niezależnie od kasy ubezpieczenia i głównego miejsca zamieszkania. Nie zakładaj jednak, że fotografię przyjmie każdy urząd w okolicy.

Na stronie wybierz kraj związkowy i skorzystaj z odnośnika do rezerwacji terminu. Przed wizytą sprawdź informacje wybranego punktu. Przyjdź osobiście i zabierz:

• aktualne zdjęcie paszportowe, nie starsze niż 6 miesięcy;
• austriacki numer ubezpieczenia, skoro nie masz jeszcze karty;
• oryginał ważnego dokumentu podróży, np. polskiego paszportu lub dowodu osobistego.

Zdjęcie dokumentu w telefonie nie zastępuje wymaganego oryginału.

Zapisz adres i termin razem z informacją, że chodzi o rejestrację zdjęcia do pierwszej karty. Przed wyjściem porównaj przygotowany komplet z listą punktu. Jeśli pomaga ci bliska osoba, przekaż jej również cel wizyty, żeby omyłkowo nie umówiła innej sprawy dotyczącej dokumentów.

Jakie zdjęcie przygotować?

Potrzebny jest kolorowy wydruk o szerokości 35 mm i wysokości 45 mm, nie starszy niż 6 miesięcy. Fotografia ma jednoznacznie przedstawiać ciebie i odpowiadać austriackim kryteriom zdjęcia paszportowego.

Głowa powinna zajmować około 2/3 kadru, a odległość między oczami wynosić co najmniej 8 mm. To dodatkowy powód, by zamówić zdjęcie według wskazanych kryteriów.

Najważniejsze wymagania jakościowe:

• twarz na wprost, neutralny wyraz, zamknięte usta i widoczne oczy;
• równomierne oświetlenie, ostrość oraz brak cieni i odblasków na twarzy;
• jasne, jednolite tło, bez wzoru i innych osób;
• gładki, błyszczący papier bez uszkodzeń, zabrudzeń i nienaturalnych kolorów.

Okulary nie mogą utrudniać rozpoznania oczu. Nakrycie głowy ze względów religijnych jest dopuszczalne; przewidziano także odstępstwa, gdy rozwój lub warunki fizyczne osoby uniemożliwiają zwykłe wykonanie zdjęcia.

Fotografowi pokaż austriackie kryteria zdjęcia paszportowego. Dzięki temu zamówienie będzie odnosiło się do właściwego standardu, a nie tylko do dowolnego zdjęcia legitymacyjnego.

Czy zdjęcie można wysłać przez internet?

Nie ma możliwości samodzielnego przesłania zdjęcia do tej procedury przez internet. Osobista wizyta pozwala sprawdzić, czy fotografia i osoba, która ją przynosi, są zgodne. Umówienie terminu online nie oznacza zatem, że również rejestracja fotografii odbędzie się zdalnie.

Zabranie samego pliku albo powierzenie jego wysłania komuś z rodziny nie zastąpi osobistego okazania zdjęcia i dokumentu. Przygotuj wizytę jako czynność, na której to ty potwierdzasz swoją tożsamość.

Gdy pracownik zgłosi problem ze zdjęciem, poproś o wskazanie konkretnej cechy do poprawienia. Zapisz, czy chodzi o format, jakość, aktualność czy możliwość rozpoznania twarzy. Z taką informacją łatwiej wrócić do fotografa i poprawić właściwy element, zamiast zamawiać kolejny identyczny komplet.

Kiedy zarejestrować zdjęcie i jak przyjdzie karta?

Zarejestruj fotografię możliwie szybko. Operator opisuje okres przejściowy 150 dni od pierwszego wezwania przez ubezpieczyciela lub lekarza. Nie liczy się go od rozpoczęcia pracy; nie jest też terminem wyprodukowania ani doręczenia karty.

Nie czekaj na osobny list z prośbą o fotografię. Operator informuje o brakującym zdjęciu przy kolejnym kontakcie z ubezpieczeniem lub podczas wizyty u lekarza.

Kartę wysyła pocztą kasa, gdy istnieje uprawnienie do ubezpieczenia oraz dostępne jest zdjęcie albo ma zastosowanie wyjątek. Wizyta w punkcie służy rejestracji fotografii; nie oznacza otrzymania gotowej karty na miejscu.

Jeśli pracodawca podał adres korespondencyjny poza Austrią, skontaktuj się z właściwą kasą, żeby ustalić przesłanie karty za granicę. Nie zakładaj, że zagraniczne doręczenie zostało już zorganizowane tylko dlatego, że adres znalazł się w dokumentach zatrudnienia.

Ile to kosztuje i co zrobić przy problemie?

Pierwsze wydanie e-card jest bezpłatne. To odrębna sprawa od corocznej opłaty serwisowej pobieranej w systemie ubezpieczenia.

Koszt wykonania potrzebnego zdjęcia ponosi osoba, dla której karta ma zostać przygotowana. Opłata serwisowa nie pokrywa fotografii. Cenę zdjęć sprawdź więc u wybranego fotografa przed zamówieniem.

Jeśli po rejestracji nadal czekasz na przesyłkę, przygotuj datę i miejsce wizyty oraz potwierdzenie, jeśli je otrzymasz. Zapytaj kasę, czy zdjęcie zostało przypisane, czy pozostaje inna przeszkoda i jaki adres przewidziano do wysyłki. Odpowiedzi zapisz razem, żeby przy następnym kontakcie nie zaczynać wyjaśnień od początku.

Gdy problem dotyczy danych, wskaż dokładnie, co się nie zgadza. Rozróżnij brak fotografii, błędne dane i niejasny status przesyłki. Tak przygotowane pytanie ułatwia ustalenie następnej czynności i ogranicza ryzyko ponownego załatwiania etapu, który jest już zakończony.