Jak uzyskać zastępcze potwierdzenie, gdy odwrotna strona e-card ma gwiazdki (EKVK)?

Jeżeli na odwrocie austriackiej e-card zamiast danych widzisz gwiazdki, przed wyjazdem poproś właściwą kasę chorych o tymczasowe potwierdzenie zastępcze (provisorische Ersatzbescheinigung, PEB). Same gwiazdki nie potwierdzają uprawnienia do leczenia za granicą. PEB pozwala wykazać uprawnienia wynikające z ubezpieczenia, gdy nie masz ważnej europejskiej karty ubezpieczenia zdrowotnego (Europäische Krankenversicherungskarte, EKVK).

Co oznaczają gwiazdki na odwrocie e-card?

Austriacka EKVK znajduje się na odwrotnej stronie e-card. Aby można było posługiwać się nią za granicą, jej pola muszą być wypełnione, a termin ważności nie może być przekroczony. Numer karty otoczony polami z gwiazdkami nie wystarcza jako potwierdzenie uprawnienia.

Gwiazdki mogą wynikać z braku odpowiednio długich wcześniejszych okresów ubezpieczenia w chwili wydania karty. Nie oznaczają automatycznie, że obecnie nie masz ubezpieczenia. Nie pozwalają też samodzielnie stwierdzić, że świadczenia podczas podróży na pewno przysługują. Aktualne uprawnienie sprawdza właściwa instytucja.

Rozdziel więc dwie sprawy: swoje bieżące ubezpieczenie oraz dokument, którym wykażesz je podczas czasowego pobytu za granicą. Działająca w Austrii e-card nie usuwa problemu niewypełnionej EKVK. Zamiast uzależniać przygotowanie wyjazdu wyłącznie od otrzymania nowej plastikowej karty, wystąp o PEB.

Do której instytucji zgłosić się po PEB?

Dokument wydaje właściwy ustawowy ubezpieczyciel. Jeżeli ubezpieczenie prowadzi Austriacka Kasa Chorych (Österreichische Gesundheitskasse, ÖGK), skontaktuj się z jej obsługą klienta. Na stronie ÖGK dotyczącej EKVK znajdziesz kontakty dla poszczególnych krajów związkowych oraz odsyłacze do usług elektronicznych.

Jeżeli należysz do innej kasy, wniosek skieruj właśnie do niej. Przykładowo kasa ubezpieczeniowa pracowników służby publicznej, kolei i górnictwa (Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter, Eisenbahnen und Bergbau, BVAEB) udostępnia własną stronę zamawiania dokumentów na wyjazd, z zamówieniem elektronicznym i formularzem do pobrania.

Przygotuj numer ubezpieczenia i sprawdź nazwę instytucji w dokumentach dotyczących swojego ubezpieczenia. Polskie obywatelstwo samo nie przesądza o tym, która kasa ma wydać dokument. Ten poradnik dotyczy potwierdzania uprawnienia wynikającego z ubezpieczenia w Austrii, a nie przeniesienia miejsca zamieszkania do innego państwa.

Jak zgłosić wniosek telefonicznie lub online?

Portal federalny wskazuje kontakt telefoniczny z obsługą właściwego ubezpieczyciela jako drogę uzyskania zastępczego potwierdzenia. Powiedz, że na EKVK są gwiazdki i potrzebujesz dokumentu na czas wyjazdu. Przy rozmowie po niemiecku możesz użyć zdania: „Auf der Rückseite meiner e-card sind Sterne. Ich benötige eine provisorische Ersatzbescheinigung für meine Reise”.

Podaj państwo docelowe i planowane daty pobytu. Zapytaj, w jaki sposób otrzymasz dokument i czy jego okres obejmie całą podróż. Jeżeli wyjazd jest bliski, zaznacz to od razu, zamiast dopiero na końcu rozmowy.

Osoby ubezpieczone w ÖGK mogą również skorzystać z serwisu Meine ÖGK lub aplikacji Meine ÖGK po uwierzytelnieniu przez ID Austria. Na stronie EKVK prowadzą do nich odsyłacze usługi „Urlaubskrankenschein bestellen”. ÖGK opisuje możliwość samodzielnego uzyskania dokumentu online. Jeżeli usługa nie pozwala załatwić sprawy, skorzystaj z kontaktu z kasą.

Jakie dane przygotować dla siebie i rodziny?

Przed kontaktem zapisz w jednym miejscu:

• imię i nazwisko oraz numer ubezpieczenia;
• aktualny adres i sposób kontaktu;
• państwo lub państwa, w których będziesz przebywać;
• początek i koniec planowanego pobytu;
• informację, czy podróż jest prywatna, służbowa czy związana z nauką;
• dane każdej współubezpieczonej osoby potrzebującej potwierdzenia.

Takie informacje występują między innymi w formularzu BVAEB. Traktuj listę jako przygotowanie do rozmowy lub wniosku, a nie deklarację, że każdy ubezpieczyciel stosuje identyczny formularz. Portal federalny nie wymienia standardowych obowiązkowych załączników do wydania potwierdzenia. Kasa może jednak potrzebować wyjaśnienia danych lub stanu ubezpieczenia.

PEB jest imienne: każda uprawniona osoba, także współubezpieczone dziecko, potrzebuje własnego dokumentu. Potwierdzenie rodzica nie obejmuje automatycznie pozostałych podróżujących. Zgłaszając całą rodzinę, wyraźnie wskaż wszystkie osoby i później sprawdź, czy dla każdej otrzymano potwierdzenie.

Ile kosztuje dokument i kiedy o niego wystąpić?

Wydanie zastępczego potwierdzenia jest bezpłatne. Brak opłaty za dokument nie oznacza jednak, że każda usługa medyczna za granicą będzie bezpłatna. To odrębna kwestia zależna od zasad państwa pobytu.

Złóż wniosek przed podróżą, gdy znasz jej daty. Nie zakładaj jednego gwarantowanego terminu obsługi wszystkich kas i wszystkich sposobów zamówienia. BVAEB podaje orientacyjnie około tygodnia na opracowanie i wysłanie zamówienia oraz kieruje pilne przypadki do swojej obsługi klienta. Nie jest to wspólny termin dla ÖGK i pozostałych ubezpieczycieli.

Jeśli po wysłaniu formularza masz tylko potwierdzenie nadania, sprawa wymaga jeszcze dopilnowania. Zachowaj numer zgłoszenia i sprawdź, kiedy otrzymasz właściwy PEB. Sam dowód złożenia wniosku nie jest dokumentem potwierdzającym prawo do świadczeń.

Co sprawdzić po otrzymaniu potwierdzenia?

Porównaj dane osobowe i numer ubezpieczenia z informacjami przekazanymi kasie. Sprawdź przede wszystkim okres, którego dotyczy dokument. Nie zakładaj, że potwierdzenie uzyskane na poprzedni wyjazd obejmuje także następną podróż albo jej przedłużenie.

Jeżeli dostrzegasz pomyłkę, skontaktuj się z wystawcą przed wyjazdem. Podaj numer sprawy, wskaż konkretną rozbieżność i poproś o poprawiony dokument. Gdy zmieniają się daty pobytu lub twoja sytuacja ubezpieczeniowa, zapytaj kasę, czy dotychczasowe potwierdzenie pozostaje odpowiednie.

Zabierz czytelny dokument oraz dokument tożsamości ze zdjęciem. Jeżeli otrzymujesz plik, zachowaj kopię dostępną bez internetu i przygotuj wydruk. To praktyczne zabezpieczenie na czas rejestracji w placówce. Nie utożsamiaj zdjęcia odwrotu e-card z gwiazdkami z zastępczym potwierdzeniem wydanym przez ubezpieczyciela.

Jak używać PEB podczas podróży?

PEB potwierdza takie same uprawnienia jak EKVK. Chodzi o medycznie niezbędne świadczenia podczas czasowego pobytu, z uwzględnieniem stanu zdrowia i długości wyjazdu. O niezbędności świadczenia decyduje personel medyczny. Dokument nie służy do finansowania podróży, której celem jest zaplanowane leczenie.

Przed wizytą ustal, czy lekarz lub szpital działa w ramach publicznego systemu ubezpieczenia zdrowotnego. Pokaż PEB możliwie wcześnie, przy rejestracji. Lokalne dopłaty i udział własny mogą obowiązywać także ciebie; prywatna placówka nie musi rozliczyć wizyty na tej podstawie. EKVK ani PEB nie zastępują polisy obejmującej transport powrotny do kraju.

Sprawdź też reguły państwa docelowego. System obejmuje między innymi kraje UE, więc również Polskę, ale nie jest dokumentem ważnym bez ograniczeń na całym świecie. W Bośni i Hercegowinie, Czarnogórze oraz Serbii potrzebne jest wcześniejsze uzyskanie lokalnego potwierdzenia w instytucji ubezpieczeniowej. Przy obywatelstwie spoza UE ustal z kasą dodatkowe ograniczenia zależne od kraju.

Co zrobić, gdy kasa nie wydaje potwierdzenia?

Najpierw ustal przyczynę. Brak danych potrzebnych do obsługi, nieaktualny zapis ubezpieczenia i brak samego uprawnienia to różne sytuacje. Poproś o jasne wskazanie, co trzeba wyjaśnić, oraz o informację, jaka jednostka prowadzi twoją sprawę.

Jeżeli kasa odmawia mimo istniejącego uprawnienia, poproś o uzasadnienie i informację o właściwej drodze zakwestionowania odmowy. Komisja Europejska wskazuje, że osoba uprawniona powinna otrzymać kartę albo zastępcze potwierdzenie, gdy karty nie można wydać od razu. Nie oznacza to jednak, że PEB tworzy ubezpieczenie, którego wcześniej nie było.

Zachowaj datę zgłoszenia, odpowiedź i dokumenty wyjaśniające sytuację. Przy problemie z zastosowaniem unijnych zasad możesz sprawdzić możliwość pomocy sieci SOLVIT. Nie odkładaj wyjaśniania odmowy do momentu rejestracji u lekarza za granicą.

Co zrobić, jeśli problem wychodzi na jaw za granicą?

Skontaktuj się z austriackim ubezpieczycielem i opisz sytuację oraz miejsce pobytu. Zapytaj o przesłanie PEB elektronicznie tobie lub placówce. Komisja Europejska wskazuje taką możliwość w nagłych sytuacjach, ale sposób i zakres potwierdzenia trzeba uzgodnić z właściwą kasą. Przy pilnej potrzebie leczenia wyjaśniaj dokumenty równolegle z uzyskaniem pomocy.

Jeżeli świadczeniodawca odmawia przyjęcia prawidłowego dokumentu, sprawdź, czy ma umowę z publicznym ubezpieczycielem. Poproś o wskazanie przyczyny odmowy. Gdy trzeba zapłacić, zachowaj szczegółowy rachunek z opisem świadczeń, rozpoznaniem oraz potwierdzenie zapłaty. Z tymi materiałami można wystąpić do kasy o ocenę zwrotu kosztów. Nie zakładaj z góry zwrotu całej zapłaconej kwoty: lokalne dopłaty i zasady rozliczenia nadal mają znaczenie.