Jak sprawdzić zwolnienie małej firmy z VAT (Kleinunternehmerregelung)?

Zwolnienie małej firmy z VAT (Kleinunternehmerregelung) sprawdzasz według siedziby działalności, obrotów i wcześniejszych decyzji podatkowych. Dla przedsiębiorstwa z siedzibą gospodarczą w Austrii, które spełnia warunki, działa ono bez odrębnego wniosku, od pierwszej transakcji.

Sprawdź warunki dla swojej firmy

Chodzi o siedzibę działalności gospodarczej w Austrii (Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit). Jeżeli firma ma siedzibę w Polsce i sprzedaje austriackim klientom, potrzebna jest odrębna ocena.

Podstawowy próg wynosi 55 000 euro. Sprawdzasz go osobno za poprzedni i bieżący rok kalendarzowy.

Przygotuj zestawienie poprzedniego roku, bieżącą ewidencję sprzedaży oraz wcześniejsze pisma dotyczące VAT. Jeśli księgowość prowadzi inna osoba, poproś o potwierdzenie, z jakiej zasady korzysta obecnie firma. Nie wyciągaj wniosku wyłącznie z ostatniej wystawionej faktury.

Policz obrót właściwy dla zwolnienia

Liczy się obrót (Umsatz), a nie zysk po kosztach. Uwzględniasz całe uzgodnione wynagrodzenie za wykonane transakcje podlegające VAT terytorialnie w Austrii, zarówno dla firm, jak i konsumentów. Nie pomniejszasz kwot o hipotetyczny VAT ani o wydatki.

Sumujesz właściwe obroty wszystkich swoich działalności, również prowadzonych pod różnymi nazwami.

Nie wliczasz m.in. pomocniczej sprzedaży środków trwałych, zakupów wewnątrzunijnych i niektórych obrotów zwolnionych odrębnie. Otrzymane usługi objęte odwrotnym obciążeniem (Reverse Charge) też nie zwiększają limitu.

W ewidencji oddziel sprzedaż od zakupów i zaznacz pozycje wymagające sprawdzenia. Przy każdej pominiętej transakcji zapisz powód wyłączenia. Nie traktuj całej sumy wpływów na konto jako gotowego wyniku: zestaw ją z dokumentami i datami wykonania świadczeń.

Rozróżnij próg i tolerancję przekroczenia

W bieżącym roku działa tolerancja przekroczenia o najwyżej 10%, czyli do 60 500 euro. Pozwala zachować zwolnienie do końca tego roku; nie podwyższa podstawowego progu na kolejny rok.

Przy obrocie 60 000 euro kolejna sprzedaż za 1 000 euro przekracza tolerancję. Podatkiem objęta jest cała nowa sprzedaż. Wcześniejszych prawidłowo zwolnionych transakcji nie opodatkowujesz wstecz.

Sprawdź wcześniejszą rezygnację ze zwolnienia

Formularz U12 w katalogu Federalnego Ministerstwa Finansów (Bundesministerium für Finanzen, BMF) służy rezygnacji ze zwolnienia. Nie jest formularzem jego uzyskania. Jeśli znajdujesz U12 w dokumentach firmy, sprawdź, którego roku dotyczyło oświadczenie i czy zostało skutecznie wycofane.

Wybór opodatkowania wiąże zasadniczo przez co najmniej pięć lat: rok, którego dotyczy, i cztery kolejne. Po tym okresie powrót wymaga odwołania opcji najpóźniej 31 stycznia roku, od którego ma obowiązywać zwolnienie. Sam spadek obrotów ani upływ pięciu lat nie przywraca go automatycznie.

Rezygnację i odwołanie składasz pisemnie w urzędzie skarbowym (Finanzamt). W pierwszym roku oświadczenie można cofnąć przed prawomocnością decyzji za rok, w którym wybrano opodatkowanie.

Zbierz oświadczenie, potwierdzenie jego złożenia i decyzję podatkową. Ustal daty z osobą prowadzącą rozliczenia przed zmianą wzoru faktury. Nowego oświadczenia nie wysyłaj tylko dlatego, że klient prosi o fakturę z VAT.

Uwzględnij VAT zapłacony przy zakupach

Podatek VAT wykazany przez dostawcę na jego fakturze to dla nabywcy podatek naliczony (Vorsteuer). Odliczenie oznacza rozliczenie go z podatkiem należnym urzędowi, gdy spełnione są wymagane warunki. Samo posiadanie faktury z podatkiem nie rozstrzyga jeszcze, czy wolno go odliczyć.

Przy zwolnieniu Kleinunternehmerregelung nie odliczasz VAT od zakupów związanych ze zwolnioną sprzedażą. Uwzględnij więc rzeczywisty koszt zakupów w cenie usługi lub towaru.

Zmiana warunków, od których zależało odliczenie, może wymagać jego korekty (Vorsteuerberichtigung). Przy zmianie statusu podatkowego sprawdź wcześniejsze zakupy i inwestycje, zamiast zakładać, że każda stara faktura zostanie rozliczona tak samo. Przekaż do oceny datę nabycia, datę rozpoczęcia używania, fakturę oraz informację o tym, do jakiej sprzedaży służy zakup.

Przed dobrowolną rezygnacją porównaj koszt zakupów, rodzaj klientów oraz sposób ustalenia cen w umowach. Jeśli zamawiasz analizę księgową, uzgodnij jej zakres i cenę z wykonawcą. Nie ma jednej stawki usługi wynikającej z samego zwolnienia.

Przygotuj krajową fakturę bez wykazanego VAT

Na fakturze nie wykazuj osobno VAT. Dodaj informację o zwolnieniu, na przykład: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung”. Zwolniony mały przedsiębiorca może korzystać z uproszczonych zasad faktury krajowej także przy kwocie przekraczającej zwykły limit małej faktury.

Przygotuj czytelny wzór zawierający:

• nazwę albo imię i nazwisko wystawcy oraz jego adres;
• ilość i nazwę towarów albo rodzaj i zakres usługi;
• dzień lub okres dostawy albo wykonania usługi;
• kwotę należności i informację o zwolnieniu;
• datę wystawienia faktury.

Dla krajowej sprzedaży zwolnionego przedsiębiorcy podawanie jego numeru identyfikacyjnego VAT (UID-Nummer) nie jest wymagane. Możesz dodać dane klienta i własny numer dokumentu, aby łatwiej powiązać fakturę z zamówieniem.

Sam numer przepisu nie jest konieczny w informacji o zwolnieniu. Firmy wpisane do rejestru przedsiębiorstw (Firmenbuch) muszą podawać dodatkowo m.in. formę prawną, siedzibę, numer rejestrowy i sąd prowadzący rejestr. Uwzględnij informacje wymagane dla formy prawnej twojej działalności. Uproszczenie VAT nie usuwa tych obowiązków.

Przy sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy dla jego firmy istnieje obowiązek wystawienia faktury. Dla zwykłej transakcji krajowej należy go wykonać w ciągu sześciu miesięcy od wykonania dostawy albo usługi. W praktyce przygotuj dokument zaraz po wykonaniu świadczenia, aby sprzedaż od razu trafiła do ewidencji.

Monitoruj obrót i zachowuj dokumenty

Prowadź zestawienie narastające. Wpisuj datę wykonania świadczenia, klienta, dokument, kwotę oraz informację, czy sprzedaż wchodzi do limitu. Obok aktualnej sumy pokaż planowane zlecenia osobno: pozwolą zauważyć zbliżające się przekroczenie, ale nie zastąpią ewidencji wykonanych transakcji.

Przed większym zleceniem policz, jak zmieni wynik. Uzgodnij sposób ustalenia ceny, zanim wyślesz ofertę. Przy zmianie statusu dopilnuj, by osoba wystawiająca dokumenty wiedziała, od której sprzedaży ma zastosować nowe zasady.

Kopię wystawionej faktury przechowujesz przez siedem lat. Faktura elektroniczna może zastąpić papierową, jeżeli odbiorca zgadza się na ten sposób. Przez okres przechowywania trzeba zapewnić czytelność, integralność treści i możliwość potwierdzenia pochodzenia dokumentu. Uporządkuj dokumenty tak, aby można było powiązać otrzymany lub wysłany plik z konkretną dostawą albo usługą.

Zachowuj pliki w uporządkowanych folderach i wykonuj kopię zapasową. Po poprawieniu dokumentu pozostaw ślad, z jakiej przyczyny powstała nowa wersja i komu została wysłana.

Sprawdź transakcje zagraniczne osobno

Zwolnienie nie usuwa wszystkich obowiązków zagranicznych. Zakupy towarów z UE, otrzymywane usługi zagraniczne lub sprzedaż poza krajem mogą wymagać rozliczenia VAT. W określonych transakcjach potrzebny jest UID. Zwykłe zwolnienie nie wystarcza też do pominięcia wezwania urzędu do złożenia deklaracji.

Przed taką transakcją zapisz kraj kontrahenta, jego status przedsiębiorcy lub konsumenta, rodzaj świadczenia i miejsce jego wykonania. Przekaż te informacje księgowości przed zamówieniem albo wystawieniem faktury. Szczególnie sprawdź zagraniczne abonamenty i usługi kupowane przez internet; sam niski koszt nie rozstrzyga sposobu rozliczenia.

Popraw błąd i ustal dalsze rozliczenie

Błędne wykazanie VAT może stworzyć zobowiązanie podatkowe wynikające z samej faktury. Trzeba ustalić status odbiorcy i właściwy sposób korekty.

Jeśli wykryjesz błąd, przygotuj zestawienie dla księgowości:

• datę i numer faktury;
• dane odbiorcy oraz informację, czy kupował dla firmy;
• kwotę wykazanego VAT;
• informację, czy dokument został już poprawiony i przekazany klientowi.

Dołącz pierwotną fakturę oraz ewentualną korektę. Ustal, jakie dalsze poprawki są potrzebne i kto przekaże dokument klientowi. Gdy problemem było przeoczone przekroczenie, odtwórz kolejność transakcji i wskaż pierwszą wymagającą opodatkowania. Na tej podstawie ustal z księgowością, które dokumenty i rozliczenia wymagają poprawy.