Polski akt w austriackim urzędzie: apostille, tłumaczenie i formularz wielojęzyczny

Polski urzędowy akt urodzenia lub małżeństwa przedstawiany austriackiemu organowi nie wymaga apostille w zakresie unijnych przepisów o dokumentach urzędowych. Istnieje też umowa polsko-austriacka zwalniająca objęte nią dokumenty urzędowe z dalszego poświadczania. Osobno trzeba ustalić wymagania językowe i dokładny rodzaj potrzebnego odpisu.

Zacznij od wymagania austriackiego urzędu

Poproś o nazwę dokumentu, który masz przedstawić, oraz informację o wymaganej treści i formie. Wyjaśnij, czy urząd oczekuje aktu urodzenia, małżeństwa, zaświadczenia o stanie cywilnym czy innego dokumentu. Podaj numer swojej sprawy.

Przed zamówieniem nowego odpisu pokaż urzędowi informację o egzemplarzu, który już masz. Ustal, czy wystarcza, jakie dodatkowe dane są potrzebne i w jakim języku należy je przedstawić. Nie zamawiaj apostille tylko dlatego, że dokument pochodzi z zagranicy.

Oddziel autentyczność od tłumaczenia

Austriacka ambasada w Warszawie wyjaśnia, że objęte umową dwustronną dokumenty wydane przez sąd, organ administracji lub notariusza i opatrzone pieczęcią urzędową są uznawane co do autentyczności bez dodatkowej legalizacji lub apostille.

Rozporządzenie UE 2016/1191 upraszcza przedstawianie określonych dokumentów urzędowych, w tym dotyczących urodzenia i małżeństwa. Nie obejmuje jednak automatycznie każdego prywatnego pisma, dyplomu czy dokumentu używanego w dowolnym celu.

Zwolnienie z poświadczenia nie rozstrzyga też wszystkich skutków prawnych aktu. Jeżeli twoja sprawa dotyczy na przykład uznania zagranicznego rozwodu, potrzebne może być osobne ustalenie właściwej procedury.

Zapytaj o formularz wielojęzyczny

Do dokumentu objętego odpowiednim formularzem możesz uzyskać wielojęzyczny formularz standardowy UE (mehrsprachiges Standardformular). Jest pomocą tłumaczeniową: przedstawia się go razem z dokumentem, do którego został wydany.

O formularz do polskiego aktu zwróć się do właściwego polskiego organu wydającego dokument. Wskaż, że przedstawisz go w Austrii. Formularz musi sporządzić i podpisać uprawniony organ; samodzielny wydruk internetowego wzoru nie zastępuje urzędowego załącznika.

Przy odbiorze porównaj dane z aktem: imiona, nazwiska, daty i oznaczenie dokumentu. Nie poprawiaj samodzielnie błędów w urzędowym załączniku — zgłoś je wystawcy.

Jeśli potrzebne jest tłumaczenie

Formularz może pozwolić uniknąć tłumaczenia, jeśli wystarczająco objaśnia treść. Wyjątkowo urząd może wymagać poświadczonego przekładu, gdy nadal nie rozumie dokumentu w pełni. Poproś o wskazanie konkretnych braków przed zamówieniem usługi.

Przepisy unijne przewidują uznawanie poświadczonych tłumaczeń z państw członkowskich. Ustal wymagany zakres przekładu i kwalifikacje tłumacza. Jeżeli urząd nadal żąda apostille, poproś o pisemne wyjaśnienie podstawy: problem może dotyczyć innego rodzaju dokumentu, jego treści lub języka. Zachowaj korespondencję razem z kompletem składanych załączników.